E-Rechnung

Die BKK Stadt Augsburg ist aufgrund des E-Rechnungs-Gesetzes vom 4. April 2017 (BGBl. I, 770 ff.) dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen gemäß CEN-Norm 16931 seit dem 27. November 2020 über digitale Kanäle empfangen und medienbruchfrei verarbeiten zu können. Die BKK Stadt Augsburg hat hierzu ein neues Verfahren zur elektronischen Rechnungsbearbeitung eingeführt, um den Anforderungen an einen durchgehenden, digitalen Verarbeitungsprozess und eine revisionssichere Archivierung gerecht zu werden.

Für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung steht Ihnen die Nutzung der BDR VPX-konforme-Rechnungseingangsplattform (BDR VPX) unter https://bdr-businessportal.de/edi  zur Verfügung. Sie haben die Möglichkeit, eine Rechnung auf der Plattform im einheitlichen Format zu erstellen oder eine vorhandene Rechnung hochzuladen und zu versenden. Darüber hinaus wird die Übertragung von Rechnungen über das Netzwerk PEPPOL und per E-Mail unterstützt.

Wir bitten Sie, von den Möglichkeiten einer elektronischen Rechnungsstellung Gebrauch zu machen. Seit dem 27. November 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung für Rechnungssteller verpflichtend. Ausnahmen von der Verpflichtung (beispielsweise im Falle von Direktaufträgen bis 1.000 €, ohne USt) sind in § 3 Absatz 3 der E-Rechnungs-Verordnung (E-RechV) geregelt.

In § 4 der E-RechV des Bundes sind die Anforderungen an das Rechnungsdatenmodell und an die Übermittlung festgelegt. Die öffentliche Verwaltung akzeptiert XRechnungen sowie andere, der europäischen Norm EN 16931 sowie der E-RechV entsprechende elektronische Rechnungen. Zusätzlich müssen E-Rechnungen die Nutzungsbedingungen der BDR VPX erfüllen. Die Anforderungen im Rahmen der elektronischen Rechnungsstellung sind im beiliegenden Anhang dargestellt. Alle Informationen über den Standard XRechnung erhalten Sie unter www.xoev.de/de/xrechnung.

Soweit Sie nicht zur Einreichung von elektronischen Rechnungen verpflichtet sind und diese Möglichkeit nicht nutzen möchten, bitten wir Sie, Rechnungen weiterhin über den Postweg an uns zu senden.

Anforderungen an die Rechnungsinhalte

Neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen muss eine elektronische Rechnung gemäß § 5 E-RechV des Bundes folgende Angaben enthalten:

  • Leitweg-Identifikationsnummer
    Die Leitweg-ID wird Ihnen bei der Auftragserteilung mitgeteilt.
  • Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum
  • Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
  • De-Mail- bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

Zusätzlich muss eine elektronische Rechnung folgende Angaben enthalten, wenn diese dem Rechnungssteller bei Beauftragung oder im Vorfeld durch den Auftraggeber übermittelt wurden:

  • Bestellnummer
  • Lieferantennummer (Kreditorennummer)

Alle abrechnungsrelevanten Angaben müssen in einer allgemein maschinell lesbaren Form übermittelt werden und dürfen nicht außerhalb der vorgesehenen Textfelder enthalten sein.

Anforderungen an das Rechnungsformat
  • Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Es kann auch ein anderer Standard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der E-RechV des Bundes entspricht. Zusätzlich müssen die Nutzungsbedingungen der BDR VPX erfüllt werden.
  • Rechnungsformate, welche nicht diesen Anforderungen entsprechen, können nicht berücksichtigt werden.
  • Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail versandt werden.
  • Die maximale Größe einer Rechnung beträgt 15 MB. Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten. Änderungen an diesen Beschränkungen werden über die Rechnungseingangsplattform bekannt gegeben.

Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o. ä.).

Anforderungen an die Rechnungsübermittlung
  • Zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen ist ausschließlich die BDR VPX-konforme-Rechnungseingangsplattform (BDR VPX) zu nutzen, welche unter https://bdr-businessportal.de/edi abgerufen werden kann. Diese setzt eine vorherige Registrierung sowie eine Freischaltung der gewünschten Übertragungskanäle voraus. Unter der angegeben Adresse finden Sie zudem weitere Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung.
  • Anderweitig zugestellte elektronische Rechnungen können nicht berücksichtigt werden.

Es ist nicht zulässig, Rechnungen mit der gleichen Rechnungsnummer sowohl in elektronischer Form als auch auf Papier zu übersenden. Bitte nutzen Sie zukünftig nur das elektronische Rechnungsformat, um die Zahl möglicher Duplikate zu verringern.

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